Pourriez-vous nous parler de vos entreprises et de leurs activités/prestations ?

Call santé a été créée initialement pour proposer des services aux professionnels de santé : numérisation, archives médicales, frappe de courriers, relève de secrétariat en cabinet et bien évidemment le téléphone, essentiel dans l’activité. Des assistantes peuvent également se déplacer au sein des cabinets pour certaines tâches, c’est une activité qui reste très locale. Être l’assistant des médecins comme si nous étions dans la pièce d’à côté !  

Du côté d’AB Services, la société a été créée en 1989 et je l’ai reprise en 2021. Nous proposons également de l’accueil téléphonique à 70 % pour le médical et à 30 % pour les entreprises.

Dans le médical comme dans l’entreprise, notre mission est d’identifier une urgence et d’y apporter une réponse !

Comment l’histoire de Call santé a-t-elle commencé ?

L’histoire Call Santé débute en 2004 à la suite d’un constat évident : les médecins ont besoin d’assistance afin de pouvoir exercer sereinement. Tout commence au fin fond du Finistère, à Quimper, lors d’une échographie de grossesse pour ma femme, où je découvre avec stupeur le rythme de la praticienne : elle réalise l’échographie et est sans cesse dérangée par le téléphone qui sonne et qu’elle décroche.

Au terme d’une étude auprès de praticiens toutes spécialités confondues, je constate qu’un service global manque aux professionnels de santé. Il existe des solutions mais pas 100 % médicale. C’est ainsi qu’est née Call Santé en 2005 avec un service complet dédié aux professionnels de santé.  

Chez Call Santé, une attention toute particulière est portée à l’humain. Le travail ne doit pas « abîmer » les collaborateurs. Pour cela nous avons mis en place des outils (numérique, matériel ergonomique…).

Call Santé c’est aussi une aventure familiale : ma femme a rejoint l’aventure il y a maintenant de nombreuses années et occupe actuellement le poste de manageuse.

Quelle est la force de Call Santé ?

L’équipe est composée de collaboratrices qui sont, soit secrétaires médicales de formation, soit d’anciennes aides-soignantes en reconversion. Elles ont la compétence technique médicale et surtout l’empathie, elles savent écouter le patient.

Les superviseuses et manageuses de nos 2 entités se rencontrent régulièrement pour échanger sur leur procédés, leurs formations sur des outils communs. Et à travers le SIST, elles se retrouvent aux Supdays, séminaire des superviseurs, avec leurs consœurs. Cet événement est un véritable outil de formation avec une expérience à en tirer mais aussi une marque de reconnaissance pour elles au sein de la société.

Pourriez-vous nous parler du SIST et ce qu’il vous apporte ?

Le SIST représente pour moi la confraternité. Il y a une équité parfaite entre les hommes et les femmes, mais par-dessus le SIST c’est un sentiment de confiance. Il est possible d’être concurrent sans être méfiant pour autant !

Il nous arrive de nous rencontrer entre voisins pour des formations communes ou pour des moments de partage, des déjeuners par exemple. Nous échangeons sur des problématiques précises, sur des données réelles. Des liens forts sont créés entre adhérents, les conseils et leurs réciprocités font naître une solidarité bienveillante.

Vous avez pris récemment le rôle de trésorier au sein du bureau du SIST, pourriez-vous nous parler de ce nouveau rôle ?

Comme je suis dans le SIST depuis un certain temps maintenant, je n’ai pas été surpris qu’on me demande de participer.

Après un temps de réflexion, j’ai accepté. Je me souviens avoir été trésorier au sein des écoles de mes enfants donc c’est

avec plaisir que j’ai endossé ce nouveau rôle. C’est bien de « profiter » du SIST mais c’est normal aussi de s’y engager : il faut donner pour recevoir.

La « passation » demande un peu de travail et du temps mais une fois les rouages acquis, je ne doute pas de pouvoir répondre au mieux aux responsabilités qui me sont confiées.

Avez-vous une anecdote ?

Dans cette lignée, j’ai le souvenir d’un confrère qui était temporairement débordé et qui m’a confié un de ses clients en toute transparence. C’est une belle preuve de confiance et c’est une des forces du SIST.

Pour en savoir sur l’entreprise Call Santé

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Pour en savoir sur l’entreprise AB Services

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IA générative : de l’IA à la GenIA


Si l’Intelligence Artificielle (AI) n’est plus une nouveauté, l’avènement de l’IA générative (GenAI) ouvre tout un horizon de nouvelles possibilités. Le cœur du réacteur en matière d’IA générative, ce sont les Large Language Models (LLM) : GPT, Llama, Mistral … Les LLM génératifs ont une connaissance et une capacité de raisonnement propres. En poussant des recommandations à l’agent ou à l’appelant ils donnent accès à de nouveaux gisements de valeur sur l’ensemble des canaux et métiers de la Relation Client.

IAGenIA
Les chat/call bot » comme des supers FAQGénère des réponses sourcées
Les bots IA sont limités aux questions envisagées
par ses administrateurs et aux réponses prévues. 
Grâce aux « bot search », l’IA générative
crée ses propres réponses en cherchant
dans l’ensemble des sources qu’elle a à
disposition (CGU/CGV, contrats,
documentation technique, fiches
produits…). Ces réponses se mettent à
jour en même temps que son corpus
source
L’IA classifie ce que disent et écrivent les
appelants dans des catégories prédéfinies
selon un référentiel imaginé en amont.
L’IA générative est capable de résumer
les échanges clients, les regrouper,
leur donner un titre et même
faire des recommandations. 

Pour le téléopérateur : aide pour suggérer en temps réel la « next best action ». 

Pendant l’échange téléphonique, l’IA comprend la demande du client (NLU : Naturel Language Understanding) et elle interroge les bases documentaires de l’entreprise pour suggérer au téléopérateur une réponse sourcée = appel concis à forte valeur ajoutée. 

Pour les managers : échange téléphonique, le manager peut aussi aider son équipe via ces bulles d’aide, l’IA suit en temps réel la qualité des appels (sourire, ton, vocabulaire…), et leur conformité (ex : ne pas communiquer le numéro de CB ou faire un récapitulatif de l’appel). 
Le manager augmenté devient donc omniscient dans son centre opérationnel. 1 sup pour 15 TO. 

  • Réécoute de l’agent : Sourire, empathie, verbatims, récapitulatif de l’appel… et bien sûr durée, temps d’attente…) / Quality Monitoring.
  • Analyse de l’appel : Motif, contexte, « température » de l’appel / speech analyser. Export les verbatims selon les KPI à suivre. 
  • Résumé de l’appel

Automatisation du back office : interaction entre les canaux pour apporter des réponses sourcées à envoyer par mail, chat, routage des mails, traitement des flux massifs de pièces jointes (documents d’identité, factures, justificatifs de domicile, bulletins de paie, contrats…)

Cas d’usage : « Sur une photo de qualité moyenne d’une facture d’hospitalisation par exemple, on est capable d’extraire la majorité des informations qui s’y trouvent, d’effectuer des retraitements, et d’en réinjecter dans les réponses par mail que l’on va générer. » Robert Vesoul ILLUIN Technology

Cartographie de l’IA dans la relation client

Source : Illuin Technology


800 000 expéditions / jour, 15 000 appels par jour, et 30 000 conversations Chatbot.

Le chatbot gère 30 millions de conversations à l’année avec l’habileté à générer ses propres réponses à partir d’un corpus documentaire, pour traiter en autonomie les questions des clients : le selfcare.

Pour tous les échanges avec un conseiller, l’IA pré-rempli le dossier avec toutes les données clés du client, la GenAI va nous permettre de générer automatiquement un titre de conversation, un résumé des échanges antérieurs et une évaluation de la satisfaction. » Cette compréhension fine du contexte améliore directement les interventions des conseillers, se traduisant par de meilleurs KPI opérationnels comme le taux de résolution au premier contact (FCR) et la durée moyenne de traitement (DMT). 

Pour les enquêtes de satisfaction (150 000 enquêtes mensuelles), avec de nouvelles analyses approfondies des conversations clients pour capter les signaux faibles du marché et pour alimenter différentes analyses sur la concurrence, le churn et ses causes, les ressentis client, l’effort des agents, etc .


14 millions d’appels par an

L’objectif : fusionner 70 numéros en un seul numéro unique grâce à un SVI boosté à l’IA (SVI LN pour langage naturel)

Qualifier les contacts de manière efficace et aiguiller chaque cas vers le meilleur interlocuteur en interne : un enjeu technologique de compréhension du langage naturel (NLU) à échelle industrielle. 

Résultat : 

  • Taux de compréhension supérieur à 95% sur plus de 200 intentions différentes émises par les appelants en langage naturel, et une disponibilité > 99 %
  • 51 secondes à 19 secondes sur le SVI, avant la mise en relation avec le conseiller
  • Meilleure gestion des appels, meilleure répartition des tâches en limitant les transferts entre les entités.

SALON DE L’ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE 
Evénement incontournable de l’année, le Forum vous propose un programme riche et varié avec la présence de partenaires et des conférences.

📆 9h30 – 17h00 : FORUM

Espace Batignolles 18 rue la Condamine, 75017 Paris

RETROUVEZ LE PROGRAMME !

Ils seront présents :

ASSEMBLEE GENERALE (uniquement ouvert aux adhérents)
Le rendez-vous annuel pour faire le bilan de l’année 2023 et échanger sur les actions de 2024.

Espace Batignolles 18 rue la Condamine, 75017 Paris

📆 16h30 : ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE ACCES 2024

  • Modification des statuts

📆 16h45 : ASSEMBLEE GENERALE ACCES 2024

  • Rapport moral des Coprésidents
  • Rapport financier du Trésorier

📆 17h00 – 18h00 : ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE SIST 2024

  • Rapport moral des Coprésidents
  • Rapport financier du Trésorier
  • Election du Comité Directeur 2024

Une réunion du Comité Directeur élu sera organisée pour la nomination du Bureau

📆 à partir de 20h00 : Diner des adhérents
IGUANA BATIGNOLLES | 20 rue Severiano de Heradia 75017 Paris

Premier temps fort de l’année, le séminaire dédié aux superviseurs s’est déroulé à Bordeaux du 5 au 9 février 2024. Pendant 2 jours, le SIST s’est concentré sur ses forces vives et a rassemblé une vingtaine de participantes.

Retour sur cette 7ème édition riche en échanges.

La première journée a été animée par Marie Botté sur le thème : « Identifier ses forces et celles de son équipe pour un management positif et motivant » avec la méthode DISC, le langage des couleurs.

🔴 Dominance 🟡 Influence  🟢 Stabilité – Bienveillance  🔵 Conformité

Chacune des couleurs a été étudiée avec les leviers de motivation correspondant pour que chaque participante puisse identifier sa couleur prédominante et ses points de vigilance. L’objectif étant de savoir comment utiliser ce puzzle DISC et d’obtenir les clés pour  mieux adapter son comportement. Il n’est pas étonnant de voir que le métier de superviseur est plutôt orienté vers le bleu et le vert !

Le débriefing avec Laure a permis à chaque participante d’exprimer son ressenti. C’est aussi le moment où chacune a pris l’engagement de cartographier son équipe pour affiner son management.

Le séminaire s’est poursuivi avec une expérience collective de peinture. Toujours sur le thème des couleurs, Muriel Capitaine a proposé un atelier ludique où chacune a pu créer son œuvre à offrir à l’une de ses collègues. Les couleurs de chaque groupe ont prédominé ! Une belle idée à reproduire pour le prochain Secret Santa au sein de leurs entreprises.

Le séminaire s’est terminé par la visite de la Cité du vin, des moments uniques de convivialité et d’échanges avec la découverte des produits locaux…  Tous les éléments étaient ainsi réunis pour un séminaire réussi !

Merci à toutes les participantes. Leur énergie a été incroyable, elle a été le moteur de cette première rencontre de l’année.

Merci à Marie Botté, Merci à Laure
Merci à Hélène Mahieu et Muriel Capitaine

Retour en images 👇

Pouvez-vous nous présenter rapidement le métier de superviseur ?

J’exerce le métier de superviseur chez Atoocall aux côtés d’une équipe composée d’une responsable plateau et de deux assistantes superviseur. Elles prennent en charge par exemple les parties planification et RH et m’accompagnent également sur les écoutes et remontées clients.

Au niveau de mon parcours, j’ai franchi les étapes en intégrant Atoocall comme télésecrétaire pendant 3 ans, puis assistante 1 an avant d’être superviseur depuis maintenant 7 ans. Mon ancienneté me permet de connaître les clients et les différents dossiers pour accompagner au mieux les télésecrétaires sur les différentes situations.

Le rôle du superviseur est de faire le lien entre l’équipe, la direction et les clients. La direction donne le cap, elle fixe des objectifs qualitatifs et quantitatifs et le superviseur met en place les outils pour les atteindre. Il a également pour mission de surveiller la qualité des appels et les performances de l’équipe pour respecter les consignes clients. 

C’est un rôle clé dans l’organisation de l’entreprise pour aider, suivre et soutenir mon équipe de 18 télésecrétaires au quotidien. J’essaie de faciliter au maximum le travail de chacun en réalisant des écoutes et en étant en contact permanent avec les clients afin d’ajuster les consignes.

Vous faites partie des équipes Atoocall, pourriez-vous nous parler de votre entreprise ?

Atoocall est une entreprise à taille humaine située à Bordeaux. Atoocall a pour activité principale l’accueil téléphonique médical et propose également du secrétariat pour les avocats et du standard pour les entreprises.

L’entreprise a été créée en 2003 par Guénaël Rio, un patron présent et à l’écoute. Dans une ambiance familiale, nous avons le plaisir de nous retrouver lors d’événements et de partager des moments d’équipe. Nous avons une belle dynamique de groupe !

Quels doivent être les atouts d’un bon superviseur ?

Je pense que l’atout principal est de savoir prendre des décisions rapidement. Nous travaillons dans l’instantanéité des appels et il faut pouvoir être réactif.

A mon sens, il est important de connaître les dossiers et les clients sur le bout des doigts pour accompagner l’équipe mais également connaître parfaitement ses télésecrétaires, leurs atouts et leurs faiblesses. Écoute, bienveillance et diplomatie sont des qualités indispensables pour ce métier.

Dans quelques jours auront lieu les Supdays, séminaire des superviseurs du SIST, pouvez-vous nous en parler ?

Créé en 2018, les “Supdays” sont des rendez-vous très attendus. Ce sont des moments de partage qui permettent d’échanger sur les pratiques et les expériences de chaque superviseur. C’est très intéressant de voir comment le travail est pratiqué chez nos confrères et apprendre des autres.

Avec l’aide d’une formatrice, nous abordons un sujet différent chaque année. Dans quelques jours nous allons découvrir le thème “Identifier mes forces et celles de mon équipe pour un management positif et motivant”, bien adapté à notre métier !

L’organisation de ce séminaire de travail permet également d’avoir des moments de partage pour créer des liens encore plus forts.

Avez-vous une anecdote à nous raconter sur les Supdays ?

Je n’ai pas d’anecdote précise mais des souvenirs très sympathiques. A chaque édition, nous vivons des moments mémorables lorsque nous échangeons sur notre métier.

Nos rencontres sont courtes mais nous avons créé de vraies relations et des liens d’amitié se sont construits. En dehors de ces rencontres nous communiquons régulièrement et nous nous entraidons à distance dans notre métier de superviseur.

Pour en savoir sur l’entreprise ATOOCALL

Site

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